Política General de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Objeto y alcance

Fábrica de Hielo Barranquillita (FHB) adopta esta política para informar las reglas de tratamiento de datos personales obtenidos en sus operaciones industriales, comerciales, laborales, contractuales, administrativas y digitales. Aplica a personas naturales que sean clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, representantes o contactos de empresas, trabajadores, aspirantes, exempleados, familiares y beneficiarios de empleados, visitantes, conductores, transportadores y usuarios de canales de contacto o del sitio web.

El tratamiento se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones reglamentarias pertinentes del Decreto 1074 de 2015; la legislación especial sobre información financiera, crediticia y comercial se aplicará únicamente cuando corresponda.

2. Identificación del responsable

Razón social: FABRICA DE HIELO BARRANQUILLITA LIMITADA | NIT: 890.104.380-0 | Nombre comercial: Fábrica de Hielo Barranquillita – FHB.

Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia. Dirección: CL 30 No 20 - 173. Teléfono: 300 814 0760. Correo para ejercer derechos de datos: info@fhb.com.co. Sitio web: www.fhb.com.co.

3. Principios y operaciones de tratamiento

FHB respetará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo solicitará datos proporcionales y necesarios para finalidades específicas. Podrá recolectar, registrar, almacenar, consultar, utilizar, organizar, actualizar, rectificar, transmitir o transferir cuando sea procedente y suprimir datos conforme a la ley. Los medios pueden incluir documentos físicos, aplicaciones, sistemas de facturación, nómina, correo electrónico, archivos digitales y plataformas utilizadas por FHB.

4. Categorías de datos y finalidades por grupo de titulares

5. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes

FHB limitará el tratamiento de datos sensibles, como información de salud y biometría, a supuestos justificados y legalmente permitidos. Informará el carácter facultativo de suministrarlos cuando así lo exija la ley, y obtendrá autorización expresa cuando proceda.

La información de hijos menores de edad se tratará únicamente para finalidades compatibles con su interés superior y sus derechos, respetando las condiciones de autorización del representante legal y el derecho del menor a ser escuchado conforme a su madurez. Entregar datos de un familiar adulto no habilita automáticamente a un trabajador para autorizar su tratamiento en nombre de esa persona.

6. Autorización y aviso de privacidad

FHB solicitará y conservará prueba de la autorización previa, expresa e informada cuando sea requerida, por medios físicos, electrónicos u otros verificables. Informará finalidades, derechos y datos de contacto. Aplicará las excepciones legales de autorización únicamente en los casos permitidos; estas no eliminan los demás deberes de protección.

Las finalidades promocionales o adicionales a la relación principal se informarán de forma diferenciada, y se solicitará autorización cuando corresponda.

7. Derechos de los titulares

Los titulares podrán conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de su autorización cuando corresponda; conocer el uso dado a los datos; presentar consultas o reclamos; pedir supresión o revocatoria en los casos permitidos; y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite que exige la ley.

8. Canales y atención de solicitudes

El área designada es el Área Administrativa, responsable de atender las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales. Las solicitudes se recibirán en info@fhb.com.co y en CL 30 No 20 - 173. Se verificará razonablemente la identidad o representación del solicitante, sin exigir información desproporcionada.

Consultas: hasta 10 días hábiles desde su recibo; si es necesario, se informará la prórroga de hasta 5 días hábiles adicionales. Reclamos: hasta 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción completa, prorrogables hasta 8 días hábiles adicionales informando el motivo. Para reclamos incompletos, se aplicarán las reglas de subsanación, traslado y anotación de “reclamo en trámite” previstas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

9. Seguridad, acceso y confidencialidad

FHB adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a la información y riesgos: accesos según función, contraseñas personales, archivos protegidos, copias de seguridad apropiadas, custodia física, capacitación básica y deber de confidencialidad, incluso después de finalizar relaciones laborales o contractuales en lo aplicable.

10. Entrega de datos a terceros

Cuando resulte necesario y legalmente procedente, FHB podrá comunicar datos a entidades de seguridad social, autoridades, operadores contables, de nómina y otros destinatarios autorizados. Los proveedores que actúen como encargados del tratamiento estarán sujetos a instrucciones, confidencialidad y medidas contractuales y de seguridad apropiadas. Las transferencias y transmisiones internacionales respetarán los requisitos legales.

11. Conservación y supresión

La información se conservará únicamente durante los períodos necesarios para las finalidades informadas y para cumplir obligaciones legales o contractuales. Finalizados dichos períodos, se eliminará, anonimizará o gestionará conforme a la ley. No procederá la supresión cuando exista deber legal o contractual de conservación.

12. Modificaciones y vigencia

La presente política entrará en vigor el 29 de octubre del 2026 y estará disponible de forma permanente en el sitio web y en los canales que determine FHB. Los cambios sustanciales serán informados a los titulares y se solicitará nueva autorización cuando legalmente corresponda.

13. Aprobación